Un enfoque tradicional para capacitar a pequeñas empresas es el ofrecer un curso para enseñar contabilidad de partida doble, gestión del capital de trabajo, y decisiones de inversión. Aunque este enfoque tradicional puede ser un tanto complejo y exhaustivo, no se ha demostrado que sea muy efectivo para mejorar las prácticas contables de los microemprendedores ni para incrementar sus ingresos comerciales.

ADOPEM, una institución microfinanciera que ofrece préstamos a individuos y pequeñas empresas en República Dominicana, colaboró con investigadores y con dominicanos expertos en capacitación  con el fin de desarrollar un curso de educación financiera mejorado para sus clientes.

La capacitación se enfocó en comunicar rutinas simples para la toma de decisiones financieras en lugar de reforzar conocimientos contables exhaustivos. Por ejemplo, los módulos de capacitación les enseñan a los dueños de empresas a separar las cuentas empresariales de las personales por medio de métodos contables típicos para calcular las utilidades de sus ventas. La capacitación usando “reglas prácticas” les enseñó a los participantes a simplemente guardar el dinero en dos cajones diferentes y a sólo transferir dinero de uno al otro acompañado de un pagaré entre el negocio y el hogar. Al final del mes, ellos podían contar cuánto dinero había en el cajón del negocio para entonces calcular sus ganancias.

Fragmento de la guía de capacitación de reglas prácticas

Además de presentarles varias estrategias para separar físicamente los fondos del negocio, de los fondos personales, las “reglas prácticas” les enseñaron:

• Cómo estimar las ganancias dando seguimiento a las variaciones del efectivo disponible para el negocio
• La importancia de pagarse un salario fijo a uno mismo
• Estrategias para distinguir los gastos empresariales de los personales
• Herramientas fáciles de implementar para conciliar las cuentas cuando los fondos del negocio se han usado para hacer gastos personales (o viceversa)

Fragmento de la guía de capacitación con ejercicio grupal

Los clientes recibieron libros para llevar la contabilidad de sus negocios, folletos, y tareas para llevar a casa con la finalidad de reforzar las ideas o técnicas de las sesiones. Las clases de tres horas se ofrecían una vez a la semana. Las primeras tres sesiones cubrían el consumo, el ahorro y la gestión de deudas. La cuarta y quinta sesión se enfocaban en enseñar a separar los recursos empresariales de los personales, y a calcular sus ganancias.

Todos los cursos fueron impartidos por instructores locales calificados. La mayoría tenía título universitario y experiencia en educación para adultos, en muchos casos directamente con ADOPEM. Los cursos se ofrecieron en siete escuelas de Santo Domingo y se agendaron con base en las preferencias de los estudiantes. Adicionalmente, el curso estaba muy subsidiado. A los participantes se les asignaron al azar tarifas de 200 pesos dominicanos (aproximadamente 6 USD) o de cero, en comparación con el costo total del programa de aproximadamente 700 pesos dominicanos.

Una prueba controlada aleatorizada encontró que los empresarios a quienes se les ofreció la capacitación usando “reglas prácticas” administraban significativamente mejor sus finanzas además de ser más precisos y sistemáticos con las cifras que reportaban, en comparación con un grupo que recibió una capacitación contable estándar. Los microempresarios que recibieron la capacitación con “reglas prácticas” tenían una mayor probabilidad de haber llevado un registro de su contabilidad, haber calculado sus ingresos mensuales, y haber separado la contabilidad del negocio de la de su hogar. En promedio, la mejoría de estas prácticas contables fue de 10 puntos porcentuales. Por el contrario, la capacitación contable estándar no produjo cambios significativos en las prácticas contables.

Los participantes del grupo que recibieron “reglas prácticas” también reportaron un incremento significativo en los ingresos de sus negocios. El efecto más significativo se observó en el nivel de las ventas durante las semanas malas.

Para los participantes poco cualificados o con prácticas financieras deficientes antes de la intervención, el impacto de las “reglas prácticas” fue aún mayor, lo que sugiere que simplificar los programas de capacitación puede mejorar la eficacia de los empresarios con el menor nivel de aptitudes contables.

Qué funcionó mejor

• Enseñar heurísticos a empresarios con el menor nivel de aptitudes de contabilidad y con prácticas contables deficientes al comienzo de la intervención. En el estudio, este grupo fue el que obtuvo el mayor impacto.
• Toma en cuenta que sólo la capacitación usando “reglas prácticas” tuvo impactos positivos en los negocios. La clase de contabilidad convencional, similar a la que ofrecen muchas instituciones financieras, no tuvo impacto alguno.

¿Quieres implementar este diseño en tu propio trabajo? He aquí algunas cosas a considerar antes de empezar:

• ¿Los catalizadores conductuales del problema que intentas solucionar son similares a los descritos en la sección de Desafío de este proyecto?
• ¿Es viable adaptar el Diseño para abordar el problema que te interesa?
• ¿Podrían existir barreras estructurales que impidan que el diseño tenga el efecto deseado?
• Por último, sugerimos que te asegures de monitorear, poner a prueba y emprender pasos para iterar los diseños con frecuencia, ya sea al adaptarlos a un nuevo contexto o al escalarlos, de modo que te asegures de su efectividad.

Asimismo, toma en cuenta las siguientes observaciones hechas por los investigadores de este diseño:

• Haz que la enseñanza y los materiales sean tan accesibles como sea posible. Puedes apoyarte en gran medida en juegos de rol y sesiones de práctica.
• Haz que la logística de la capacitación sea conveniente para que los participantes puedan asistir a las sesiones.

¿Funcionaría este proyecto en otros lugares?

Simplificar las capacitaciones y apoyarse más en “reglas prácticas” que sean fáciles de implementar, podría representar ganancias significativas para pequeños empresarios en muchos contextos, sobre todo en mercados emergentes. En estos contextos, muchas pequeñas empresas están encabezadas por dueños que tienen muy poco o nulo conocimiento contable previo. Además, los dueños de estas pequeñas y medianas empresas (PyMEs) suelen contar con tiempo y atención limitados que les impide enfocarse en prácticas nuevas y complejas como llevar libros contables detallados. 

Las réplicas de esta intervención, que se encuentran en progreso, podrían reforzar estos hallazgos y ofrecer mayor información acerca de qué motiva los resultados y la costo-efectividad de este enfoque.

Costo-efectividad

Para los programas de capacitación existentes, cambiar a un plan de estudios basado en “reglas prácticas” implica costos iniciales de implementación, algunos de los cuales se detallan a continuación. No obstante, a la larga, los planes de estudio basados en “reglas prácticas” pueden facilitar la capacitación de instructores y disminuir el tiempo de implementación. ahorrando tiempo del personal y permitiendo que la capacitación de los estudiantes sea más eficiente.

Los costos con alta probabilidad de enfrentar incluyen:

• Costos asociados al desarrollo del currículum basado en “reglas prácticas”, incluyendo la contratación o consultoría de expertos y la aplicación experimental de nuevos materiales
• Contratación y capacitación de instructores sobre el currículum basado en “reglas prácticas”
• Costos de publicidad, si decides anunciar la nueva versión del programa para atraer estudiantes